Pivot tabula būtībā ir veids, kā iegūt datus un parādīt tos lasāmā formā. Pivot tabulas ir lielisks veids, kā aptaujāt datus un izveidot informācijas tabulas, kuras var atsvaidzināt, mainoties neapstrādātajiem datiem!
Darba piemērs: jums nepieciešama tabula, kurā parādīts šāds:
- Cik amatu (faktiskā FTE) jums kopumā ir
- Sadalīts pēc amata nosaukuma
- Sadalīts pēc nodarbinātības statusa (Perm/Temp/Casual)
Kad esat ieguvis neapstrādātus datus, izveidojiet to neapstrādāto datu rakurstabulu:
- Rīkjoslā atlasiet Dati> rakurstabula un rakursdiagrammas pārskats…
- Noklikšķiniet uz Tālāk
- Pārbaudiet, vai dati, kurus vēlaties iekļaut rakurstabulā, ir iezīmēti Diapazons
- Noklikšķiniet uz Tālāk
- Ja vēlaties, lai jūsu rakurstabula tiktu parādīta jaunā darblapā (cilnē), noklikšķiniet uz Pabeigt. Pretējā gadījumā, ja vēlaties, lai tas tiktu parādīts tajā pašā darblapā (ti, zem datiem), noklikšķiniet uz Esošā darblapa un pēc datu atlasiet pirmo šūnu un pēc tam noklikšķiniet uz Pabeigt
Parādīsies šarnīra tabulas skelets.
Ja rakurstabulas lauku saraksts (redzams labajā pusē) nav redzams, jums tas būs jāatver:
- Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz rīkjoslas (jebkurā vietā zemāk esošajā kvadrātā):
- Izvēlieties PivotTable.
- Klikšķis Rādīt lauku sarakstu
- Laukiem tagad jābūt redzamiem, un jūs varat vilkt lodziņu pa labi, lai to nofiksētu vietā.
- Velciet apgabalos šādus laukus: Slēpta filtra zona: Nav
SLEJAS ATLASES ZONA: Pozīcijas veids
Rindu atdalīšanas zona: Pozīcijas nosaukums
PAMATDATU JOMA: Faktiskais FTE
- Lai mainītu bāzes lauku uz summu, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz lauka (aplis zemāk):
Izvēlieties Lauka iestatījumi…
Izvēlieties Summa.
Klikšķis Skaitlis…
Izvēlieties Skaitlis un 2 zīmes aiz komata pēc tam noklikšķiniet uz Labi.
Dati bija jāmaina uz cipariem aiz komata.
- Lai pārkārtotu slejas Pozīcijas veids: ar peles labo pogu noklikšķiniet uz gadījuma> Kārtība> Pārvietot uz beigām
Tagad jums ir pabeigta tabula ar kolonnām secībā Pastāvīga, Pagaidu, Gadījuma.
 |  |
Nākamais solis ir ievilkt nepieciešamos laukus tabulas apgabalos, lai izveidotu tabulu. Pivot tabulas struktūra ir šāda:
Tipisks apgabalu lietojums:
Slēpta filtra zona: Atkārtoti finansētu pozīciju filtrs
SLEJAS ATLASES ZONA: Amata veids, nodarbinātības veids, nodarbinātības pamats, klasifikācija
Rindu atdalīšanas zona: Organizācijas vienības, atrašanās vietas, amatu nosaukumi
PAMATDATU JOMA: Galvas skaitļi, FTE
Šarnīra tabulai vajadzētu izskatīties šādi:
Ņemiet vērā, ka bāzes datu noklusējuma vērtība ir “Faktiskās FTE skaits”. Tas nozīmē, ka katra pozīcija ir skaitīta kā 1 neatbilstoša FTE vērtībai. Ja bāzes lauks būtu darbinieku skaits, tas būtu pareizi (jo visas vērtības būtu 1), tomēr tās ir FTE vērtības, un tām ir nepieciešama summa, nevis skaitīšana.
Šajās divās apmācībās (divās daļās) jūs uzzināsit dažus lieliskus padomus par rakurstabulām:
1) Lai aizpildītu tukšās vērtības ar nullēm:Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz pamata datu lauka (aplis zemāk)
Izvēlieties Galda opcijas… Tukšajās šūnās ierakstiet 0, parādiet (aplīti zemāk)
Noklikšķiniet uz Labi.
Šarnīra tabulai tagad vajadzēja aizstāt sagataves ar nullēm.
2) Lai paslēptu kolonnu Kopsumma:
Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz pamata datu lauka (iepriekš redzamā summa “FTE FTE”)
Izvēlieties Galda opcijas… Noņemiet atzīmi Rindu kopsumma (aplis zemāk)
Kopējo sleju tagad vajadzēja noņemt.
3) Lai rakurstabulai pievienotu slēptu filtru:Velciet lauku, kurā ir filtrs, uz slēpto datu filtra apgabalu (ti, - organizācijas vienības līmenis 04)
Noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas, lai atlasītu organizācijas vienības filtru. Izvēlieties vajadzīgo filtru (ti, sports un atpūta)
Pivot tabulā tagad ir redzamas tikai tās pozīcijas organizācijas struktūrvienības 04 līmenī, sports un atpūta.
4) Lai parādītu tikai atlasītos pozīciju nosaukumus:
Noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas, lai atlasītu Pozīcijas nosaukums filtrs
Lai atvieglotu atlasi, velciet sarakstu uz āru, lai būtu redzamas vairāk pozīcijas
Ja sarakstā ir daudz vērtību un vēlaties tikai dažas, vispirms noņemiet atzīmi Parādīt visu (parādīts zemāk), lai atceltu visu vērtību atlasi
Izvēlieties pozīcijas, kuras vēlaties parādīt tabulā. (ti, sportisti un vadītāji)
Noklikšķiniet uz Labi
Pivot tabulā tagad vajadzētu būt tikai sportistiem un vadītājiem.
5) Lai parādītu pozīcijas veida procentus katrai pozīcijai:
Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz pamata datu lauka (šajā gadījumā “Faktiskās FTE summa”)
Izvēlieties Lauka iestatījumi…
Klikšķis Iespējas>>
Izvēlieties % no rindas priekš Rādīt datus kā
Noklikšķiniet uz Labi.
Piezīme: Šajā sarakstā ir arī iespējas % no kolonnas un % no kopējā pēdējais ir ļoti noderīgs.
Šobrīd rakurstabulā ir parādīti procenti, taču rindās, kurās nav pozīciju, var būt kļūdu vērtības (jo jūs nevarat dalīt ar nulli!).
6) Lai noņemtu kļūdas no rakurstabulas:Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz pamata datu lauka (šajā gadījumā “Faktiskās FTE summa”)
Izvēlieties Galda opcijas…
Ievadiet 0 iekš Par kļūdu vērtībām parādiet kaste
Noklikšķiniet uz Labi.
Visas kļūdas tagad jāaizstāj ar nullēm.
